Politique SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La Fondation Santé Urbaine s’engage à protéger les renseignements personnels de ses donateurs, partenaires, participants d’événements, employés et bénévoles. Nous recueillons, utilisons et divulguons quotidiennement des renseignements lors de différentes sollicitations, communications et participations à des événements. Nous nous conformons aux normes éthiques les plus rigoureuses lors du traitement de tous les renseignements, particulièrement les renseignements personnels.

La présente Politique sur la protection des renseignements personnels a pour but de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels.

En nous fournissant des renseignements personnels, par l’intermédiaire de notre site Web, en complétant un formulaire de participation à un événement, ou un formulaire de don, par courrier, par courriel, en personne ou par téléphone, vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente politique, et vous autorisez la Fondation Santé Urbaine, ses tiers et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous lorsque nécessaire.

QUELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLONS-NOUS ?

Par renseignements personnels, nous désignons toute information permettant d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique. Voici les renseignements personnels plus en détails :

• des coordonnées professionnelles et/ou personnelles, comme le prénom, le nom, adresse(s), adresse(s) électronique(s), et numéro(s) de téléphone, la date de naissance, le genre;
• des renseignements biographiques comme un titre de poste, le nom d’un employeur, le parcours professionnel et/ou personnel, les réseaux, l’implication sociale, les affiliations professionnelles et liens familiaux, des photos et du contenu vidéo ou audio;
• des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication, de même que des renseignements connexes comme des préférences alimentaires, des commentaires et des réponses à des sondages;
• des renseignements relatifs à l’historique de contributions, de participation à des événements de l’organisation, à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;
• des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel par la Fondation Santé Urbaine;
• des renseignements sur l’utilisation du site Web et d’autres renseignements techniques, comme des détails concernant les visites sur notre site Web, votre interaction avec notre publicité et notre contenu en ligne, ou des renseignements recueillis au moyen de témoins et d’autres technologies de suivi;
• des renseignements comme la politique de dons et investissements communautaires des entreprises, les contributions et habitudes de dons, la reconnaissance obtenue, le processus de décision et les personnes impliquées dans l’organisation;
• tout autre renseignement personnel fourni. Veuillez prendre note que si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (comme vos clients, vos administrateurs, vos dirigeants, vos actionnaires ou vos propriétaires véritables ou vos proches), vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous nous fournissez leurs renseignements et d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements. Le cas échéant, vous devez fournir les preuves du consentement qui vous a été donné (date, heure, moyen), dans des circonstances où un tel consentement est nécessaire pour le traitement des renseignements personnels.

Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d’enfants ou d’autres personnes âgées de moins de 14 ans. Si nous apprenons que nous avons recueilli des renseignements personnels d’enfants mineurs sans vérification du consentement parental, nous prendrons des mesures pour supprimer ces renseignements de nos serveurs.

COMMENT COLLECTONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Nous collectons vos renseignements personnels auprès de vous-même et lors de nos interactions avec vous, comme suit :

• lors de votre inscription à des événements;
• lorsque vous faites un don à notre organisme, quel que soit la forme de votre don;
• lors de votre inscription comme bénévole pour notre organisme;
• au cours de la prestation de services que nous vous rendons;
• lors de votre embauche à titre d’employé;
• lorsque vous interagissez avec notre site Web par exemple via notre formulaire de
  contact en ligne.

COMMENT UTILISONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Soyez assuré que nous utilisons vos renseignements personnels seulement dans le but d’atteindre l’objectif principal et l’objectif légitime applicable pour lesquels ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif principal. Nous pouvons collecter, recevoir et utiliser des informations personnelles, avec votre consentement, pour un certain nombre de raisons liées à nos activités :

• pour des fins de sollicitation;
• afin de faciliter l’utilisation de notre site Web et de s’assurer que le contenu est pertinent;
• à des fins de marketing, de communication et de développement de nos activités;
• à des fins de recherche et de développement (y compris du point de vue de la sécurité) – pour réaliser des analyses permettant de mieux comprendre les besoins de nos donateurs, bénévoles et partenaires;
• à des fins de recrutement – pour nous permettre de traiter des demandes d’emploi et d’évaluer si une personne répond aux exigences du poste pour lequel elle postule à la Fondation Santé Urbaine;
• afin de satisfaire à nos obligations légales, réglementaires, de gestion des risques, ou pour faire respecter nos droits ou protéger les droits de tiers;
• pour prévenir la fraude et/ou effectuer d’autres vérifications d’antécédents qui pourraient être notamment requises à tout moment aux termes de la loi ou de la réglementation applicable et/ou des pratiques exemplaires (si des renseignements faux ou inexacts sont fournis ou si une fraude est constatée ou soupçonnée, de l’information pourrait être transmise à des organismes de prévention de la fraude et pourrait être enregistrée par nous ou par de tels organismes). Lorsque nous traitons des renseignements personnels de catégories spéciales, nous pouvons également nous fonder sur des éléments d’intérêt public importants (prévention ou détection des crimes) ou des réclamations fondées en droit;
• afin de réorganiser ou de modifier notre organisme (par exemple, en fusionnant, en regroupant ou en cédant une partie de la mission de notre organisme) – nous prendrons, dans une telle situation, tous les moyens possibles pour assurer la protection et la sécurité des renseignements personnels.

QUI A ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

La Fondation Santé Urbaine ne partage pas les renseignements personnels sauf, lorsque nécessaire, avec certains tiers faisant partie de son réseau, après signature d’un accord de confidentialité, notamment :

• des tiers fournisseurs de service ou partenaires, notamment ceux qui nous fournissent des services de sollicitation de dons, d’analyse de bases de données et sites Web, de développement d’applications, d’hébergement, d’entretien et d’autres services. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de
  s’acquitter de leurs fonctions. Nous nous assurons de la protection de vos renseignements lorsque transmis à des tiers, en leur faisant signer une entente de confidentialité;
• des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent;
• des employés et des bénévoles de la Fondation Santé Urbaine pour les fins de recrutement de ressources humaines, de bénévoles, et des fins de sollicitation de contributions financières ou autres.

La Fondation Santé Urbaine peut aussi utiliser les services de sites tiers, comme Google, Facebook et Linkedin, pour promouvoir ses contenus et des offres.

Lorsque vous visitez notre site internet, ces tiers peuvent utiliser des témoins, pixels invisibles ou autres technologies similaires sur votre disque dur pour collecter ou recevoir des informations à propos de votre navigation sur le site internet et ailleurs sur Internet. Ces technologies permettent de diffuser des publicités pertinentes et ciblées en fonction de vos centres d’intérêt. Vous pouvez consulter les témoins et les détruire si vous le désirez. Nous vous conseillons de vous référer aux paramètres de votre navigateur pour effectuer les modifications appropriées.

Pour de plus amples renseignements, nous vous invitons à consulter notre Politique sur les témoins.

PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins décrites dans la présente politique ainsi que dans notre politique relative à la conservation et la destruction de documents conformément à nos obligations légales.

Nous anonymisons les renseignements personnels obsolètes, par exemple, si vous nous indiquez vouloir cesser définitivement de contribuer à la Fondation Santé Urbaine et renoncer à toute forme de reconnaissance.

Vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la suppression de renseignements en contactant la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

OÙ CONSERVONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Les renseignements personnels sont conservés et traités au Québec (Canada). L’accès aux renseignements personnels, sous forme électronique ou dans de rares cas sous forme papier, est protégé et nos mesures de sécurité sont régulièrement revues.

Dans certains cas, les renseignements personnels peuvent être hébergés hors du Québec, dans tout pays, état, province où nous disposons d’installations ou recourons à des prestataires de services tiers, à savoir Google, Paysafe, Paypal, Benevity, Canadon. Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régis par cette politique et les lois québécoises applicables en la matière.

COMMENT PROTÉGEONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Nous suivons les normes généralement acceptées dans le secteur pour protéger les renseignements qui nous sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus. Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques ou administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession. Nous avons pris des mesures pour garantir que les seuls membres du personnel qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux qui ont besoin de les connaître.

QUELS DROITS UNE PERSONNE DÉTIENT-ELLE À L’ÉGARD DE SES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Conformément aux lois applicables en matière de protection des données, une personne dispose des droits suivants relativement à ses renseignements personnels :

• accès et rectification : le droit de demander d’avoir accès gratuitement à ses renseignements personnels, de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact à son sujet, de faire supprimer un renseignement périmé ou non justifié. Nous pourrions demander une pièce d’identité pour s’assurer de la légitimité de la demande. En cas d’abus, la Fondation se réserve le droit d’imposer des frais administratifs;
• désindexation : le droit de demander de cesser de diffuser ses renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à son nom donnant accès à des renseignements si cette diffusion lui cause préjudice ou contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire (droit à l’effacement ou à l’oubli);
• anonymisation : le fait que notre organisme puisse au lieu de les détruire, anonymiser les renseignements personnels pour les utiliser, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes;
• retrait de votre consentement : le droit de retirer son consentement à l’utilisation et à la communication de ses renseignements, personnels ou autres. Ce retrait pourrait être total (par contre, il se pourrait que nous ne soyons plus en mesure de vous offrir certains services, comme l’émission de reçus aux fins d’impôt) ou ne viser que certains types d’opérations ou leur fréquence.
• objection et plainte : le droit d’adresser à notre fondation une objection concernant tout non-respect de la législation sur la protection des renseignements personnels et, si le problème n’est pas résolu, de déposer une plainte à une autorité de contrôle de la protection des données.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec la personne responsable des renseignements personnels.

COMMENT UTILISONS-NOUS LES TÉMOINS ET LES TECHNOLOGIES SIMILAIRES?

Comme presque tous les sites Web, le site de la Fondation Santé Urbaine utilise les témoins. En naviguant sur notre site, vous consentez à l’utilisation de ces témoins. La plupart des navigateurs Web acceptent automatiquement les témoins. Ces témoins ne conservent que des renseignements liés à vos déplacements sur notre site et n’ont pas la capacité d’aller chercher d’autres types de données dans votre disque dur. Aucun renseignement personnel n’est recueilli à moins d’un consentement préalable de l’internaute.

Sachez que vous pouvez en tout temps désactiver les témoins en modifiant les paramètres de votre navigateur. Toutefois, ce geste risque de limiter votre utilisation de notre site Web et de la rendre plus difficile.

Pour obtenir des renseignements détaillés au sujet des témoins que nous utilisons, veuillez-vous reporter à notre Politique sur les témoins.

COMMENT COMMUNIQUER AVEC NOUS ?

Pour poser des questions, formuler des commentaires ou une plainte à l’égard de la présente politique ou à l’égard de renseignements personnels, exercer vos droits, déposer une plainte ou obtenir de l’information sur nos politiques et nos pratiques concernant nos fournisseurs de services, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, par courriel à l’adresse info@fondationsanteurbaine.com,
par téléphone 514 765 7302, ou par la poste aux coordonnées suivantes :

Fondation Santé Urbaine
à l’attention de Karine Chateauneuf
Responsable de la protection des renseignements personnels
1560 Sherbrooke Est, bur F1123
Montréal, QC, H2L 4M1

COMMENT METTONS-NOUS À JOUR LA PRÉSENTE POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Nous pouvons modifier le contenu de notre site Web et notre façon d’utiliser les témoins sans préavis et, par conséquent, notre Politique sur la protection des renseignements personnels et notre Politique sur les témoins pourraient être modifiées de temps à autre à l’avenir. Nous vous encourageons donc à les examiner chaque fois que vous visitez le site Web afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.

La présente politique a été mise à jour pour la dernière fois le 4 juillet 2024.